Qué poco a poco no están haciendo pasar por el aro de la digitalización es un hecho más que evidente. Nos guste o no, todo pasa por el cibermundo y cada vez, queda menos espacio para lo tradicional, lo analógico, lo de toda la vida. Cada día surge una nueva necesidad y, ante la misma, una nueva solución. El ritmo al que todo evoluciona es tan frenético que cuesta advertir cual es la necesidad lógica y natural, frente a la creada por el propio ser humano en aras de su ambición. Porque al final, se trata de eso, ambición por el poder y el control, aunque pretendan hacerlo pasar desapercibido.
La última hazaña de la evolución digital, la encontramos en la facturación de las empresas y el método que deben aplicar para que su contabilidad, llegue a manos de la Agencia Tributaria. Ante el desconcierto de la ciudadanía y las empresas más pequeñas o de reciente creación, nos vemos en la necesidad de hablar sobre el Reglamento Verifactu desarrollado para profesionales y empresarios. Si te suena a software empresarial, no andas mal encaminado o encaminada, pero va más allá de un mero programa de gestión empresarial que se supone, acabará por convertirse en obligatorio.
Como profanos en la materia, no hemos dudado de contactar con profesionales del sector de la facturación y las soluciones de gestión empresarial de Micrologic. Gracias a sus conocimientos en este asunto en particular, podemos escribir este artículo y disipar las posibles dudas generadas en torno a este nuevo Reglamento que será de aplicación a partir del próximo año. Para entrar en materia, el Reglamento Verifactu, surge dentro del marco de la Ley Antifraude con la finalidad de revolucionar el proceso de facturación electrónica de profesionales y empresarios.
Al iniciar este artículo, aludíamos a los múltiples procesos de facturación en los que nos encontramos inmersos. En cuestiones de facturación empresarial, los procesos de digitalización no se han quedado rezagados. A través de los diferentes programas informáticos, se persigue mantener un registro exhaustivo y supervisar al mismo tiempo todas las transacciones efectuadas.
¿Por qué un reglamento de facturación?
Los actuales sistemas de facturación digital, pueden producir fallos y dar errores. Algo que puede aprovecharse para realizar diferentes tipos de fraude, ya sea ocultando, manipulando o modificando la información contenida en las diferentes transacciones. Estas acciones, distorsionan la situación económica y fiscal de todas las empresas que sufran de algún tipo de fraude. Dentro de este contexto, parecía esencial desarrollar un reglamento que prevenga este tipo de prácticas fraudulentas y guie a los empresarios respecto a los requisitos que deben cumplir cuando hacen uso de un software de facturación. Razón por la cual, recientemente se ha aprobado el Reglamento Verifactu.
De tal manera que el pasado diciembre de dos mil veintitrés, en el BOE fue publicado el Real Decreto 1007/2027, con el nombre citado, siendo la norma en la cual quedan definidos los requisitos y especificaciones técnicas que deben seguir las empresas a la hora de utilizar los sistemas informáticos que hacen posible la emisión de facturas electrónicas.
El término “Verifactu” hace alusión a “sistemas de emisión de facturas verificables”. En particular los softwares de facturación electrónica o “Sistemas Verifactu”, son los programas informáticos que aseguran el envío electrónico continuo, seguro, correcto, integro, automático, consecutivo, instantáneo y fiable de todos los registros de facturación de una empresa a la AEAT.
La mejor manera de cumplir con este objetivo, no es otra cumplir con lo establecido en el reglamento de marras y establecer un registro de facturas con formato y estructura concretos. A la facturación se le incorporan otra serie de elementos de seguridad informática como hashes encadenados y firma digital para garantizar que los registros no puedan alterarse una vez que hayan sido creados. Si se trata de modificar cualquiera de ellos, quedará registrada la modificación. En otras palabras, además de los requisitos que debe cumplir un software de facturación digital, Verifactu se incorpora como reglamento y como software.
En este punto, surge la incesante duda: ¿es obligatorio utilizar un programa Verifactu? De momento, podemos decir que se trata de una medida opcional, siendo el contribuyente quien tome la decisión de utilizarlo o no y pudiendo enviar las facturas electrónicas haciendo uso de otro software. Lo que sucede es que si se elige la opción Verifactu, el programa a utilizar, debe cumplir con los requisitos que establece el reglamento.
Para que lo entendamos, Verifactu es el término que se utiliza para señalar cualquier sistema de facturación electrónica que pueda ser verificado mediante un envío directo a la AEAT. Por lo que se regula en el reglamento del mismo nombre que tiene la finalidad de establecer los requisitos mínimos que deben cumplir los softwares de facturación.
Plazos, obligatoriedad, requisitos
Aunque, como ya hemos comentado, el Reglamento Verifactu, entró en vigor en diciembre del pasado año, la fecha límite para el cumplimiento de las obligaciones que propone, se ha establecido para el uno de julio de dos mil veinticinco. Esto se debe a la complejidad técnica que requiere ajustar los programas de facturación a su cumplimiento.
Siendo así, empresas y autónomos tienen como fecha limite la mencionada en el párrafo anterior. Para la adaptación, está previsto que tanto PYMES como autónomos pueda utilizar el Kit Digital para financiar las modificaciones y ajustes que deban hacer en los programas informáticos. En cuanto a las empresas encargadas de proveer de los softwares de facturación, se ha establecido un plazo inferior, de nueve meses para adaptarse a los requisitos del reglamento, una vez que sea aprobada la orden ministerial correspondiente.
Los destinatarios de Verifactu son todos los empresarios y sus operaciones, con excepción de los que están sujetos al Suministro Inmediato de Información o aquellos que no están en obligatoriedad de emitir facturas. Así mismo, los que desarrollen y comercialicen programas de facturación se encuentran dentro del deber de cumplimiento del reglamento.
De igual manera, el reglamento es de aplicación a toda España excepto regiones que cuentan con regímenes especiales como Vizcaya, Guipúzcoa y Álava que cuentan con otro reglamento. Por lo tanto, este sistema de verificación de facturas, deberá implementarse por los obligados tributarios que utilicen sistemas de facturación:
- Contribuyentes del Impuesto de Sociedades, excluidas las entidades citadas en el artículo 9.1 de la LIS.
- Contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas.
- Contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta No Residentes que generen ingresos en establecimientos permanentes.
- Entidades sujetas al régimen de atribución de rentas que desarrollen alguna actividad económica.
En lo que respecta a los autónomos, solo afecta a los que emitan facturas electrónicas, por lo que aquellos que facturen en papel, siguen exentos.
Para entender un poco más respecto a todo lo que conlleva Verifactu, debemos conocer un poco más sobre cómo debe ser el programa de facturación, según el reglamento. Si tenemos presente que un sistema informático de facturación no es otra cosa que un conjunto de herramientas tecnológicas (hardware y software), que se emplean para emitir facturas con las siguientes funcionalidades:
- Permite entrada de datos de facturación.
- Almacena información de facturación, a nivel interno o exportándola a otros formatos o mediante transmisión telemática.
- Procesa los datos de facturación utilizando cualquier método para generar resultados adicionales, dentro del sistema o en otro sistema tras transferir datos por diferentes medios.
Podemos entender que, en consonancia con la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, tanto fabricantes como vendedores de software de facturación o gestión de negocios, están obligados a proporcionar a los usuarios programas que cumplan con los siguientes puntos:
- Los registros tienen que ser accesibles y legibles.
- Deben garantizar integridad e inalterabilidad. Una vez se crean y registran no pueden cambiarse sin que quede constancia.
- Deben garantizar la trazabilidad, los datos deben poder rastrearse claramente y con seguridad. Los datos deben tener la fecha correcta e indicar el registro.
- También deben poder ser conservados de forma adecuada.
- No pueden realizarse cambios, borrar datos o introducir información errónea sin que quede constancia en el sistema.
Es decir, los programas de facturación que se utilicen deben ofrecer todas estas garantías de seguridad a los usuarios. Una de las novedades del reglamento que regula los programas de facturación, es precisamente, el programa del mismo nombre que el reglamento: Verifactu. Creado para emitir facturas electrónicas y que opera a través de un software de facturación que permite que quien emita la factura, pueda enviarla de forma inmediata y segura al Agencia Tributaria, a través de medios telemáticos. El procedimiento es sencillo puesto que el contribuyente introduce la transacción en el programa; este, a su vez, la envía a ala AEAT en tiempo real con formato XML; al enviar la factura al cliente, en la parte superior de la misma, aparecer “Veri*Factu”.
A partir del próximo año, las facturas realizadas en Word o Excel, no serán válidas y deberán ser emitidas en formato digital, a través de un software certificado por la AEAT. Por lo que, aunque a priori, se dice que no se trata de una obligatoriedad que deben cumplir las empresas, se intuye que acabará por ser necesaria (y obligada) para cumplir con lo establecido.
