La compra y venta de bienes y servicios va a cambiar a partir del año 2025 y que continuarán también durante el 2026. Los autónomos no podrán realizar sus facturas en formato PDF. Estos cambios están avalados y promovidos por el Ministerio de Economía, ya que pretende facilitar la digitalización de las relaciones empresariales y reducir los costes de transacción.
Los autónomos deberán emitir las facturas directamente en formato electrónico para que cumplan con los requisitos técnicos específicos establecidos por la normativa. Las facturas tendrán que generarse y transmitirse a través de plataformas de facturación electrónica autorizadas, porque no todas las nuevas plataformas obtendrán esa validación. Todas esas facturas emitidas deberán ser enviadas en copia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Es importante que los autónomos se vayan familiarizando con las facturas electrónicas con antelación suficiente, pero el hecho de que la nueva regulación implique más control por parte de Hacienda no va a resultar negativo. Desde El Periódico informan que «el impacto esperado entre el colectivo de autónomos de la factura electrónica es significativo, en tanto que a día de hoy la gran mayoría del profesionales del colectivo sigue trabajando mayoritariamente con facturas analógicas».
Existen una serie de requisitos para comenzar a emitir facturas electrónicas y deben incluir lo siguiente: el número y serie de la factura, la fecha de emisión, denominación social de la empresa emisora y receptora, la fecha de la operación, el número de identificación fiscal, domicilio fiscal, concepto de la factura, base imponible, IVA, retención de IRPF y la cantidad total de la factura.
Los expertos en programa de facturación electrónica para autónomos de la empresa Erploop nos explican que la factura electrónica elimina los cálculos incorrectos porque el programa hace automáticamente los cálculos de los impuestos y calcula el IRPF, ya que los errores en las facturas pueden acarrear multas.
La factura electrónica sólo será obligatoria cuando los autónomos o empresas y las operaciones se produzcan en España. La factura electrónica no será válida en formatos como Excel, Word o PDF, sino que deberán emitirlas en un formato estructurado como el XML o Facturae, y a través de un software de facturación. Los autónomos que emitan una factura electrónica a un cliente desde un software privado deberán remitir una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
Los autónomos deben informar sobre los estados de la factura y sobre el momento en el que se realiza el pago. Con este nuevo sistema es posible reducir la morosidad, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas. El retraso en los pagos traerá sanciones para el cliente que no abone la factura en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto.
Será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico, porque las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada. Muchos autónomos realizaban las facturas en la oficina, pero la facturación digital disminuye la carga administrativa y permite crear facturas desde cualquier dispositivo móvil. En el programa informático aparece tanto las facturas de ingresos como las facturas de los proveedores, y permite encontrar las facturas con un par de clics.
Beneficios de la factura electrónica para autónomos
Los beneficios que tendrá la factura electrónica en los negocios de los autónomos son los siguientes:
Reducción de la morosidad
Con la facturación electrónica pública, Hacienda controlará que se cumplan los plazos de pago de las facturas y reducirá la morosidad. Los clientes deberán informar de la fecha de pago a sus proveedores. Además, habrá sanciones para las empresas que no cumplan los plazos legales de pago y podrán acceder a subvenciones públicas por importes superiores a los 30.000 euros. Si tienen un contrato público con la Administración y no cumplen los plazos de pagos a sus subcontratistas o proveedores, deberán afrontar multas de entre el 5% y el 50% del precio del contrato.
Control de la facturación
Los autónomos pueden controlar la facturación desde la emisión de la factura hasta su pago, y los clientes estarán obligados a informar de la fecha en la que acepta la factura y el momento en el que realiza el pago.
Mayor agilidad y seguridad en el proceso de facturación
Los autónomos pueden dedicar menos tiempo a hacer facturas, por lo que la facturación electrónica minimiza la posibilidad de cometer errores y las probabilidades de que Hacienda abra un proceso sancionador contra los autónomos.
Sencillez para deducir gastos en la RENTA o el IVA
Con la factura electrónica obligatoria, Hacienda tendrá un control del flujo de facturación entre autónomos y empresas, y los requerimientos para comprobar las deducciones serán menos necesarios.
