¿Te has preguntado alguna vez qué ocurre con todos esos documentos que ya no se necesitan en una empresa? Facturas antiguas, contratos, datos de clientes, informes internos… Cada papel, cada archivo digital tiene un ciclo de vida, y, tarde o temprano, deja de ser útil. Pero, ¿qué pasa después? ¿Se tiran a la basura? ¿Se dejan olvidados en un cajón? No. La respuesta debería ser mucho más responsable, porque la gestión de estos documentos no solo afecta a la organización, sino también a las personas cuyos datos están registrados en ellos.
Aquí entra en juego algo que tal vez no sabías: existen normativas específicas para regular cómo deben destruirse los documentos. Sí, destruir papeles o archivos digitales también tiene reglas claras, y no cumplirlas puede traer consecuencias graves.
Por eso, hoy vamos a hablar de la importancia de destruir los documentos de manera adecuada, por qué estas normativas existen y qué dicen las más relevantes, como la DIN 66399 nivel P4 y la UNE-EN 15713 nivel 6.
¿Por qué es importante destruir documentos?
En primer lugar, los documentos de una empresa suelen contener información confidencial. Esto incluye datos personales de empleados y clientes, cifras financieras, estrategias comerciales o incluso acuerdos legales. Si estos datos caen en las manos equivocadas, el daño puede ser inmenso. ¿Te imaginas que la competencia accediera a tus planes estratégicos? ¿O que los datos personales de tus clientes acabaran expuestos en internet?
Además, la ley protege los datos personales de las personas. En Europa, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece sanciones muy severas para las empresas que no gestionen adecuadamente la información. Esto incluye desde su almacenamiento hasta su eliminación. En otras palabras, no basta con manejar bien los documentos mientras se usan, también hay que destruirlos correctamente cuando dejan de ser útiles.
Finalmente, también está el impacto reputacional. Un incidente de este tipo puede llevar a una pérdida de confianza que muchas empresas no pueden permitirse. Un cliente o un socio comercial siempre preferirá trabajar con organizaciones responsables, que valoran la privacidad y cumplen con la normativa.
La normativa DIN 66399 y el nivel P4
La normativa DIN 66399 es un estándar internacional que establece cómo deben destruirse los documentos en función de su nivel de confidencialidad. Este estándar categoriza la destrucción en diferentes niveles de seguridad, que van del P1, el más básico, al P7, el más exigente.
Desde MOD, empresa de gestión y destrucción de documentos de empresa, nos lo deja claro: “El nivel P4 es uno de los más usados en empresas que manejan información sensible. Según esta normativa, los documentos deben ser triturados en partículas tan pequeñas que resulten prácticamente imposibles de reconstruir. Es decir, no basta con cortar un papel en tiras largas o destruirlo de forma superficial. Para cumplir con el nivel P4, el tamaño máximo de las partículas debe ser de 160 mm² y el ancho no puede superar los 6 mm”.
Este nivel de seguridad es especialmente importante para empresas que gestionan datos personales, financieros o legales, ya que garantiza que la información no pueda ser recuperada ni utilizada indebidamente. Por ejemplo, si una empresa destruye sus facturas siguiendo el nivel P4, estará protegiendo tanto su información interna como los datos de sus clientes y proveedores.
La normativa UNE-EN 15713 y el nivel 6
Por otro lado, tenemos la normativa UNE-EN 15713, que está más enfocada en los procesos de destrucción confidencial. Este estándar es ampliamente utilizado en España y Europa, y regula tanto la metodología como los niveles de seguridad. El nivel 6 de esta normativa equivale a una destrucción ultra segura, ideal para documentos altamente confidenciales, como secretos comerciales o información clasificada.
El nivel 6 establece que el tamaño de las partículas debe ser todavía más pequeño que en el nivel P4 de la DIN 66399, reduciendo al mínimo cualquier posibilidad de reconstrucción. Además, la UNE-EN 15713 también pone énfasis en otros aspectos del proceso, como:
- El transporte seguro de los documentos: Los documentos deben ser trasladados de forma que no exista riesgo de pérdida o robo antes de su destrucción.
- La supervisión durante la destrucción: Es fundamental que el proceso sea supervisado por personal cualificado y, preferiblemente, grabado o certificado.
- La emisión de un certificado de destrucción: Este documento acredita que la destrucción se ha realizado conforme a la normativa.
Como has visto, esta normativa no solo se centra en el resultado final (los documentos destruidos), sino en todo el proceso que lo precede. Es decir, es más completa que la anterior.
¿Qué pasa si no se destruyen los documentos correctamente?
No cumplir con estas normativas puede tener consecuencias graves. ¿Cuáles son las más comunes?
- Multas legales: La RGPD, por ejemplo, establece sanciones que pueden llegar a los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual de una empresa, lo que sea mayor. Las normativas DIN y UNE están directamente relacionadas con el cumplimiento de estas leyes, así que es importante tenerlo en cuenta.
- Fugas de información: Los documentos mal destruidos pueden ser reconstruidos o manipulados, lo que lleva a problemas como el robo de identidad, el fraude o la difusión no autorizada de información sensible.
- Pérdida de confianza: Clientes, empleados y socios comerciales pueden perder la confianza en una empresa que no gestiona adecuadamente su información. Esto afecta directamente a la reputación y, en última instancia, al éxito del negocio.
- Problemas legales adicionales: En algunos casos, una mala gestión de documentos puede llevar a demandas por parte de clientes o empleados afectados, lo que incrementa aún más los costos y los problemas.
¿Cómo implementar un sistema eficiente de destrucción de documentos?
Para empezar, es importante identificar las necesidades específicas de la empresa. No todas las organizaciones manejan el mismo tipo de información ni tienen los mismos riesgos asociados. Por ejemplo, una clínica médica estará más expuesta a problemas legales si no destruye adecuadamente los historiales de sus pacientes, mientras que una empresa de logística puede enfrentarse a riesgos si los datos de sus clientes se filtran.
Vamos a ver un paso a paso para hacerlo
1. Identificar los documentos sensibles
Lo primero que debes hacer es clasificar los documentos que maneja tu empresa. Esto incluye tanto archivos físicos como digitales:
- Contratos laborales y comerciales.
- Registros financieros y facturas.
- Datos de clientes, como nombres, direcciones y números de teléfono.
- Historias clínicas.
- Estrategias comerciales o planes de negocio.
Recuerda que cualquier documento que contenga información personal o confidencial debe ser tratado con cuidado.
2. Definir políticas internas
Una vez identificados los documentos, establece una política interna clara para su manejo y destrucción:
- El tiempo que se conservarán los documentos antes de ser destruidos. Por ejemplo, los documentos fiscales suelen tener que guardarse durante al menos cinco años, según las leyes locales.
- Quién es responsable de supervisar el proceso.
- Qué método de destrucción se utilizará según el tipo de documento.
Estas políticas deben comunicarse a todos los empleados para garantizar su cumplimiento.
3. Escoger el método de destrucción adecuado
Como ya hemos visto, no todos los documentos requieren el mismo nivel de destrucción. Por ejemplo, un informe interno que no contiene información confidencial puede destruirse con un nivel básico, mientras que los datos personales de los clientes deben cumplir con normativas como DIN 66399 nivel P4 o UNE-EN 15713 nivel 6:
- Destructoras internas: Ideales para empresas pequeñas o medianas que manejan un volumen moderado de documentos.
- Servicios externos de destrucción: Recomendados para grandes volúmenes de documentos o para empresas que necesitan un certificado oficial que acredite la destrucción.
4. Monitorizar y auditar el proceso
No basta con implementar el sistema, también es crucial monitorear su funcionamiento. Realiza auditorías regulares para asegurarte de que se cumplen las políticas y las normativas. Si detectas fallos en el sistema, corrígelos de inmediato.
5. Emitir certificados de destrucción
Cuando contratas un servicio externo, asegúrate de que emitan un certificado de destrucción. Este documento será tu prueba de que la información ha sido eliminada correctamente y te ayudará a protegerte en caso de inspecciones o auditorías.
Cómo garantizar una destrucción segura
Muchas empresas recurren a servicios especializados en la destrucción de documentos. Estos servicios suelen ofrecer garantías adicionales, como el transporte seguro, la supervisión del proceso y la emisión de certificados de destrucción. Además, cuentan con equipos diseñados específicamente para cumplir con los niveles de seguridad exigidos por las normativas.
Sin embargo, no todas las empresas tienen los mismos requisitos. Si tu organización maneja grandes volúmenes de información confidencial, quizá sea buena idea invertir en una destructora de nivel P4 o superior. Por otro lado, si solo necesitas destruir documentos ocasionalmente, un servicio externo puede ser la mejor opción.
Si tienes una empresa, esto te interesa
La destrucción de documentos es una responsabilidad clave para cualquier empresa. Cumplir con normativas como la DIN 66399 y la UNE-EN 15713 protege tanto a la empresa como a sus clientes. Además, ayuda a evitar sanciones legales, problemas de reputación y riesgos innecesarios.
Así que, la próxima vez que tengas que decidir qué hacer con documentos que ya no necesitas, no lo tomes a la ligera. Piensa en los riesgos, las normativas y en cómo proteger a tu empresa y a las personas que confían en ella.
Porque, al final, una gestión responsable siempre marca la diferencia. ¿Ya estás listo para gestionar adecuadamente la destrucción de tus documentos?
¡No lo dejes para mañana!
